Prévenir les RPS par l’analyse des situations problèmes : Une démarche concrète et ancrée sur le travail réel

L’Université Bretagne Sud (UBS) compte trois campus situés à Lorient, Vannes et Pontivy et près de 1050 agents dont 500 enseignants-chercheurs. En 2022, un diagnostic RPS a été réalisé par une psychologue du travail (avec l’appui du fonds interministériel pour l’amélioration des conditions de travail - FIACT) par le biais d’une enquête adressée à l’ensemble des personnels de l’UBS et d’entretiens individuels.

Le comité de pilotage mis en place au sein de l’UBS piloté par le Vice-Président en charge des Ressources Humaines s’est approprié les résultats de ce diagnostic ce qui permis de formaliser un projet de plan de prévention des risques psychosociaux (RPS) et d’amélioration de la qualité de vie et des conditions de travail qui ensuite été concerté avec les cadres puis validé par différentes instances (F3SCT, CA). La charge de travail et sa répartition, le management ainsi que la reconnaissance - le soutien social en ont constitué les trois axes de ce plan.

Les actions envisagées se sont déclinées en actions stratégiques, opérationnelles et individuelles, la prise en compte de la prévention des risques psychosociaux devant être faite à tous les niveaux. Pour accompagner les cadres de l’UBS dans cette démarche, il a été décidé de solliciter une nouvelle fois le FIACT avec les 3 objectifs suivants en lien avec le plan de prévention :

- Expérimenter une méthodologie d’analyse de situation de travail au sein d’unités de travail représentatives (ex : laboratoire de recherche, service administratif) afin d’identifier, évaluer et prévenir les facteurs de RPS le plus en amont possible ;

- Constituer une banque de situations à risque psychosocial caractéristiques, de contribuer à la diffusion de l’expérimentation et de déployer la méthodologie retenue ;

- Sensibiliser les encadrants à l’appui d’une pièce de théâtre interactive afin d’identifier les actions managériales adaptées à la prévention des RPS.

La gouvernance de projet :

Le suivi de ce projet a été réalisé dans le cadre des points réguliers entre le conseiller prévention et la directrice des ressources humaines et des relations sociales (DRH-RS) mais aussi à 4 reprises lors des réunions du comité de pilotage RPS préexistant.

La formation spécialisée en matière de santé, sécurité et conditions de travail (F3SCT) a également été associée à plusieurs reprises (présentation du plan de prévention des RPS, présentation du projet et du bilan de l’expérimentation, préparation du séminaire de l’encadrement).

L’association des agents est très marquante dans l’élaboration et le suivi du projet avec la mise en place de groupes de travail, une mobilisation des manageurs et la consultation fréquente des différentes instances de dialogue social durant les différentes étapes du projet.

Les étapes du projet :

1. L’expérimentation de la méthode d’analyse de situations-problèmes

Un prestataire extérieur a été sollicité pour accompagner l’UBS dans la mise en place de cette expérimentation. Ce projet a fait l’objet d’échanges au sein du comité de pilotage et dont certains membres ont été désignés pour y participer. Ces derniers ont bénéficié d’une formation afin de s’approprier la méthode.

L’enjeu est de tester à petite échelle avant de déployer le dispositif. Ainsi, l’expérimentation est conduite sur 3 terrains afin de refléter la diversité des activités de l’UBS à savoir l’ENSIBS, un laboratoire et la direction des affaires financières/comptabilité.

Un groupe de travail (GT) de 5 à 7 personnes est constitué par terrain d’expérimentation en veillant à la diversité des métiers.

La démarche est basée sur le volontariat de l’encadrement et des membres du groupe de travail pour travailler ensemble sur des situations-problèmes vécues. Une charte de fonctionnement des groupes de travail est mise en place afin d’assurer un cadre d’échange respectueux (confidentialité, attitude bienveillante, neutralité, temps de parole équilibré, pas de téléphones/ordinateurs professionnels pendant les échanges).

Les membres du GT contribue à l’identification d’une ou plusieurs situations-problème dont 2 sont choisies et analysée par le groupe en suivent les étapes de la méthode avec l’appui d’une fiche de description et d’une fiche d’analyse (cf ci-dessous). Ce travail est réalisé sur une durée totale d’une journée et demie (3 demies journées) :

A l’issue de cette analyse, les résultats des analyses sont présentés à la Direction du service en présence d’une ou plusieurs personnes du groupe de travail afin qu’un plan d’actions de prévention puisse être décliné en lien avec le document unique d'évaluation des risques professionnels.

Après cette phase d’expérimentation, l’UBS envisage le déploiement à plus grande échelle de la méthode situation-problème :

- Mise à disposition sur l'intranet des analyses de situations caractéristiques (anonymisées) remontées dans le cadre de l'expérimentation,

- Accompagnement et formation des assistants de prévention à la méthode,

- Présentation du bilan de l'expérimentation et de la méthode lors du séminaire de l’encadrement.

2.  Séminaire « prévention des RPS » à destination des encadrants

Le séminaire a été organisé en deux temps :

- 1ère demi-journée (21 novembre 2024) avec un objectif de sensibilisation des encadrants par des apports théoriques puis une représentation théâtrale « Bienvenue au boulot » qui permet d’ouvrir les échanges sur les effets/conséquences des RPS sur l’individu et le collectif mais aussi des mesures de prévention des RPS dans une équipe en termes de communication, équilibre vie professionnelle/personnelle, conditions et organisation du travail.

- 2ème demi-journée (23 janvier 2025) avec une présentation de la politique de prévention des risques-psychosociaux de l’Université, et également un temps pour sur l’appropriation de la méthode d’analyse d’une situation-problème.