Le juste mail

Projet destiné à objectiver et à améliorer les usages numériques (prévention des risques, lutte contre l’infobésité, droit à la déconnexion, éco-responsabilité) à travers une analyse des entêtes d’emails et des ateliers destinés à construire de nouveaux usages.

Les acteurs :

•             les participants à l’expérience : 106 personnes parmi lesquelles un sous-directeur, des chefs de bureaux, des encadrants de proximité et des agents.

4 équipes : 3 appartenant au SG du MEFSIN et 1 service de la DGFIP.

•             les partenaires : le SNUM et la DAJ pour le RGPD, SRH3 (sous-direction des politiques sociales et des conditions de travail) et notamment le bureau des conditions de travail et les assistants de prévention, les organisations syndicales concernées (présentation  en CSAM).

•             les bénéficiaires  : le retour d’expérience et le guide qui y sera consacré sera diffusé auprès des plus de120 000 personnes du MEFSIN

Principales étapes du projet

- Lancement du projet

 Réunion et rôle du COPIL : présentation du projet, du rôle de chacun (dont validation des scénarios techniques par le prestataire, livraison des scripts et procédures permettant l’audit) , du planning et du plan de communication associé au projet. 

Facteurs clés de succès : implication des équipes RGPD et SNUM DSI en amont du lancement 

Objectif :
mesurer grâce à un baromètre des usages numériques et de la déconnexion pour objectiver les enjeux au-travers des flux et volumétrie d’emails et identifier des axes de progrès.

Méthode : - préparation et collecte des données quantitatives :

 - analyse des usages numériques professionnels (en-têtes d’emails seulement) croisée avec les données RH ; équipe, maille hiérarchique, métier.
restitution et parangonnage  : grâce aux indicateurs choisis (comme par exemple : les pratiques de déconnection, le bilan carbone numérique, l’anatomie et le traitement des mails reçus, le stress numérique), se comparer aux meilleures pratiques entre équipes retenues et vis-à-vis d’autres organisations pour cibler les actions prioritaires et piloter sa transformation.

-facteurs clés de succès : avoir obtenu les données RH (nom, équipe, secteur d’activité et grade, selon ce qui est intéressant : typologie des métiers, managers/collaborateurs), données numériques extraites par les services informatique sur 3 mois.

Méthode : - accompagnement des équipes : coaching, analyse des statistiques et des actions prioritaires, formation des équipes basée sur les données d’usages en situation de
travail : développement des pratiques et soft skills numériques, réduction de l’impact carbone (art de l’e-mail),

Pour l’atelier « l’art de l’e-mail », une formation sera réalisée par équipe, elle accueillera un maximum de 20 personnes par session. Cet atelier d’une durée de 3 heures permet à chaque participant de définir son « adn numérique » et d’être sensibilisé aux enjeux et bonnes pratiques. Une feuille de route est construite déclinant les objectifs du plan d’action à l’échelle de l’équipe. -

Mise en pratique des feuilles de route. 
Facteurs clés de succès : disponibilité des équipes (atelier d’une durée de 2h30 en
présentiel) - Bilan de la campagne = fin novembre - décembre 2023 Objectif :

Bilan de la campagne sur la base des indicateurs identifiés au début afin de vérifier si le plan d’action a permis les résultats escomptés et décision quant à la suite : campagne annualisée, fonctionnement en continu, déploiement à plus grande échelle, .

Restitution : webinaire commun avec toutes les équipes de restitution + atelier avec 1 référent/équipe pour construire et adapter la suite de la feuille de route. Prendre connaissance du bilan et décider de la suite à donner à l’expérimentation temporellement et géographiquement: